Con la llegada del verano, muchas empresas enfrentan el reto de mantener la continuidad operativa mientras sus equipos disfrutan de merecidas vacaciones. Este dilema se vuelve aún más crítico en un entorno empresarial donde la agilidad y la eficiencia son esenciales para el éxito. La digitalización documental se presenta como una solución efectiva para garantizar que los procesos sigan funcionando sin interrupciones, incluso cuando el personal no está presente.
La digitalización no solo se trata de mejorar la eficiencia operativa, sino que también se convierte en una herramienta fundamental para el bienestar del equipo. Según Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, las organizaciones que automatizan sus flujos de trabajo pueden reducir hasta un 40% el tiempo dedicado a tareas administrativas. Esto no solo permite que los empleados se desconecten realmente durante sus vacaciones, sino que también asegura que los procesos continúen avanzando sin necesidad de intervención directa.
### Beneficios de la Digitalización Documental
La digitalización de procesos críticos es especialmente beneficiosa en áreas como la aprobación de facturas, la renovación de contratos, la firma electrónica de documentos y la gestión de proveedores. Estos procesos, que tradicionalmente requerían la intervención presencial de varios departamentos, pueden ahora llevarse a cabo de manera ágil, segura y completamente remota.
La automatización de flujos de trabajo no solo mejora la eficiencia, sino que también minimiza los cuellos de botella que suelen ocurrir durante los meses de verano. Por ejemplo, la aprobación de facturas puede ser un proceso que se retrasa significativamente cuando el personal clave está ausente. Sin embargo, al implementar un sistema digital, las empresas pueden asegurarse de que las facturas se procesen y paguen a tiempo, evitando así problemas de flujo de caja.
Además, la digitalización permite a las empresas mantener una comunicación fluida con sus proveedores y clientes, lo que es crucial para mantener relaciones comerciales saludables. La capacidad de acceder a documentos y datos desde cualquier lugar del mundo facilita la toma de decisiones rápidas y efectivas, lo que es especialmente importante en un entorno empresarial competitivo.
### El Costo de No Digitalizarse
No contar con una plataforma digital durante el verano puede resultar en pérdidas económicas significativas. Según datos de IDC y AIIM, las empresas que aún dependen de procesos manuales pueden perder hasta un 20% de sus ingresos potenciales en esta época del año. Esta pérdida se debe a la falta de agilidad en la toma de decisiones, así como a los retrasos en el cierre de contratos y en la gestión de cobros.
Un dato alarmante es que el 25% de las facturas se pagan con retraso entre julio y septiembre, lo que puede tener un impacto desproporcionado en las pequeñas y medianas empresas (pymes) que suelen tener menos margen de maniobra financiero. La ralentización del flujo de caja puede llevar a problemas de liquidez, lo que a su vez puede afectar la capacidad de la empresa para operar de manera efectiva.
La digitalización no solo ayuda a evitar estos problemas, sino que también permite a las empresas adaptarse a un entorno de trabajo cada vez más remoto. Hoy en día, es completamente viable mantener la actividad empresarial desde cualquier lugar del mundo, siempre que se cuente con las herramientas adecuadas.
Para que esto sea posible, es fundamental contar con una plataforma que estructure los documentos, automatice tareas repetitivas y garantice la seguridad de la información. La implementación de un sistema de gestión documental no solo es una inversión en tecnología, sino también en la salud y el bienestar del equipo.
En resumen, la digitalización documental se presenta como una solución indispensable para las empresas que buscan mantener su operativa durante los meses de verano. Al adoptar tecnologías que automatizan procesos y facilitan el acceso a la información, las organizaciones pueden no solo mejorar su eficiencia, sino también asegurar que sus empleados puedan disfrutar de sus vacaciones sin preocupaciones. La clave está en entender que la digitalización no es solo una opción, sino una necesidad en el mundo empresarial actual.
